In deze veelzijdige functie ondersteun je op drie belangrijke gebieden:

• Ondersteuning van het management van de afdeling: Je beheert de mailboxen en organiseert bijeenkomsten en vergaderingen, zoals die voor het Management Team. Daarnaast notuleer je een enkele vergadering en zorg je ervoor dat alle administratieve processen op rolletjes lopen. Jouw input is daarbij van grote waarde: je denkt mee over verbeteringen en draagt bij aan het optimaliseren van de dagelijkse gang van zaken. Je vervult een sleutelrol, waarbij zelfstandigheid centraal staat.

• Ondersteuning van diverse organen en gremia binnen Univé: Je krijgt de kans om diverse commissaris- en werkgroepvergaderingen te coördineren. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor belangrijke zaken zoals het bijhouden van de ‘corporate housekeeping’, het up-to-date houden van inschrijvingen bij de KvK, volmachten en de correspondentie met toezichthouders. Deze taken vereisen niet alleen precisie, maar ook het vermogen om vooruit te denken en snel te schakelen. Je denkt actief mee en draagt suggesties aan om processen te verbeteren.

• Uitvoeren van ondersteunende en coördinerende taken: Deze rol biedt volop afwisseling. Naast secretariaatswerkzaamheden werk je aan belangrijke projecten zoals het coördineren van het jaarverslag van Univé. Hierin ben jij degene die de planning opstelt, de voortgang bewaakt en zorgt dat deadlines gehaald worden. Ook IT-coördinatie, zoals het beheren van applicaties en autorisaties, valt onder jouw verantwoordelijkheid. Dankzij jouw zelfstandige aanpak zorg je ervoor dat deze processen soepel verlopen. Daarbij speel je een sleutelrol in het contact met zowel interne als externe collega’s.

Daarnaast beheer je de archivering van elle correspondentie van de regionale entiteiten richting toezichthouders, coördineer je aanvragen van De Nederlandsche Bank en houd je toezicht op het Univé Beleidshuis. Het doorvoeren van wijzigingen voor de regionale entiteiten op het gebied van winkels en postcodegebieden en het beheren van de relatiedatabase zijn taken waar jouw precisie en organisatietalent goed van pas komen.

In deze omgeving krijg je alle vrijheid om mee te denken, processen te optimaliseren en samen met je collega’s bij te dragen aan de ambities van Univé. Het is vanzelfsprekend dat collega’s elkaar ondersteunen en waar nodig taken overnemen. Hierdoor weet je dat jouw werk altijd doorgaat, ook als je een keer niet aanwezig bent. De werksfeer is open en ondersteunend, waardoor je echt onderdeel bent van een sterk team.

De standplaats voor de functie is Zwolle. Het kan voorkomen dat je of en toe op andere locaties in het land werkzaam zult zijn.

Je hebt ervaring als secretaresse of managementassistent en bent nu op zoek naar een nieuwe uitdaging waarin je je talenten kunt laten zien, met voldoende flexibiliteit om een gezonde balans tussen werk en privé te behouden.

Je hebt HBO werk- en denkniveau en ruime ervaring in een soortgelijke functie. Je werkt graag zelfstandig, maar kunt ook goed in teamverband werken. Je bent op tactvolle wijze doortastend, accuraat en gestructureerd en hecht aan een correcte opvolging van regels en procedures. Je bent een harde werker, een doener, hebt geen ‘nine to five’ mentaliteit, bent flexibel, kan snel schakelen en bent organisatorisch sterk. Je persoonlijkheid kenmerkt zich verder door een proactieve en no-nonsense houding. Daarnaast ben je representatief. Je beschikt over een uitstekende beheersing van Microsoft Office en affiniteit met IT is een pre.