Als assistent uitvoerend bestuurder ondersteun je één van de uitvoerend bestuurders bij ABP. Samen vormen jullie een goed team. Je ontzorgt de uitvoerend bestuurder door hem of haar professionele, discrete en hands-on ondersteuning te bieden. De ondersteuning bestaat uit complex agendabeheer, het maken van complexe afspraken op bestuurlijk niveau natuurlijk rekening houdend met reistijd en voorbereiding. Je gaat discreet om met de mailbox en correspondentie; dit monitor en screen je proactief. Je attendeert de bestuurder proactief op inhoudelijk belangrijke aandachtspunten, publicaties, vergaderstukken en andere informatiebronnen en je onderhoudt interne en externe contacten namens bestuurder en ABP. 

Daarnaast zorg je voor goede communicatie en informatie doorstroming binnen de organisatie waarbij je zowel intern als extern een signaleerfunctie hebt. Ook organiseer je bijeenkomsten voor voorzitters en bestuurders en regel je daarvoor de logistiek en faciliteiten. Je coördineert de financiële ondersteuning bij declaraties, facturen en inkoopopdrachten. Uiteraard handel je ook telefoontjes af, je ontvangt bezoekers, uploadt vergaderstukken en lost praktische problemen op. 

Kortom; jij zorgt ervoor dat de uitvoerend bestuurder en collega’s efficiënt kunnen werken en zich kunnen focussen op inhoudelijke taken. Zij kunnen erop vertrouwen dat de agenda klopt en de nodige overleggen ingepland zijn met voldoende ruimte voor voorbereiding. Logistieke details zijn uitgedacht en vergemakkelijken het proces.

Je bent een spin in het web, je ondersteunt de uitvoerend bestuurder bij diens dagelijkse werkzaamheden. Omdat je dicht op het vuur zit, weet je precies wat er binnen en buiten de organisatie gebeurt en wat er moet gebeuren. Secretariële ondersteuning is bij jou in goede handen. Collega’s weten dat het plannen en organiseren van complexe afspraken vlot wordt opgepakt.  En waar je een kans ziet om de ondersteuning van ABP verder te professionaliseren, grijp je die met twee handen aan.

Je werkt nauw samen met de andere assistentes en jullie vervangen elkaar bij afwezigheid. Je zorgt voor een goede onderlinge communicatie en coördinatie t.b.v. de vergaderingen van o.a. het bestuur en de commissies.

Wie ben jij? 

•  Je hebt een hbo werk- en denkniveau.
• Je hebt uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
• Je hebt oog voor de gevoeligheden binnen een organisatie.
• Je hebt goede computervaardigheden en kennis van MS Office.
• Ervaring met de pensioensector is een pré.
• Je werkt zelfstandig en nauwkeurig.
• Je bent daarnaast een echte teamplayer.
• Je bent een goede organisator met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en organisatiesensitiviteit.
• Je bent flexibel en denkt in het vinden van oplossingen.